在当今数字化时代，电子邮件已成为人们沟通交流的主要方式之一。然而，随之而来的网络安全问题也日益凸显，因此，确保电子邮件的安全性和有效地管理它变得尤为重要。以下是一些关键步骤和最佳实践，可以帮助您提高电子邮件的安全性和管理效率：

1. 使用强密码和双重身份验证：为您的邮箱账户设置复杂的密码，包括字母、数字和特殊字符的组合。此外，启用双重身份验证功能，这样即使有人知道了您的登录凭证，也需要额外的认证才能访问您的账户。

2. 更新软件和安全补丁：定期检查并更新您的电子邮件客户端和操作系统，以确保拥有最新的安全保护措施。这些更新通常包含对已知漏洞的修复，可以降低黑客攻击的风险。

3. 警惕钓鱼邮件：钓鱼邮件是常见的网络诈骗手段，它们试图诱使收件人提供敏感信息或下载恶意附件。要识别钓鱼邮件，请注意是否有可疑的发件人地址、拼错的公司名称以及紧迫的要求。避免点击未知链接或下载附件。

4. 加密通信：对于涉及机密信息的通信，考虑使用加密技术来保护数据传输。这可以通过安装支持SSL/TLS协议的电子邮件客户端或者使用专业的加密服务来实现。

5. 备份数据：定期备份您的电子邮件数据，以防止因硬件故障、恶意软件或其他灾难导致的数据丢失。将备份存放在不同的物理位置或云存储中更为安全。

6. 过滤垃圾邮件和病毒：利用电子邮件客户端的过滤器功能，可以自动隔离垃圾邮件和潜在的有害附件。同时，保持反病毒软件和防火墙的最新状态也很重要。

7. 管理联系人和标签：通过整理和管理联系人的标签和文件夹，可以使查找特定信息和分类处理更加高效。例如，可以使用颜色编码或自定义字段来快速筛选出重要的消息。

8. 自动化任务：如果可能的话，尝试实现某些任务的自动化，比如归档旧邮件、移动已标记的消息等。这样可以节省大量手动操作的时间，让您专注于更重要的任务。

9. 教育员工和用户：组织内的所有成员都应该接受关于网络安全和个人责任的教育培训。他们应该知道如何在日常工作中保护自己的电子邮件账户，以及如何识别和应对可能的威胁。

10. 监控活动日志：定期查看电子邮件服务器的活动日志，以便及时发现异常行为，如未经授权的登录尝试或大量的数据外流。这些可能是遭受黑客攻击的信号，应立即采取行动加以制止。

综上所述，确保电子邮件安全并有效管理的关键在于采取综合性的防御策略，从个人习惯到公司政策都要考虑到。通过遵循上述建议，您可以显著减少风险，并提高工作效率。